Ihr kennt das, man ist gerade vertieft in seine Arbeit und dann macht es wieder „pling“. Eine Email ist eingetroffen. Von der Neugier betroffen schaut man doch nach. Ob es nun wichtig war, oder nicht, man hat sich ablenken lassen und ist aus seinem konzentrierten Arbeiten raus. Es dauert jetzt wirklich eine kleine Ewigkeit bis man wieder zurück ist, da, wo man war.
Ein weiteres Problem ist der Arbeitsbeginn am Morgen. Man kommt ins Büro, macht zuerst sein E-Mail Postfach auf und klickt sich durch den Posteingang, ohne wirklich effektiv etwas zu tun. Eh man sich versieht ist es 10 Uhr und die Zeit schlingelt sich weiter durch den Tag, wie er begonnen hat ohne das man wirklich produktiv wird.
Die meisten E-Mail-Programme sind so eingestellt, dass jede neue E-Mail auf sich aufmerksam macht. Oft ist es ist sinnvoll die Benachrichtigungen abzustellen, oder sogar einfach das Programm zu schließen.
Vergleichen wir den digitalen Briefkasten mit dem vor unserer Haustür. Gehst du bei jeder Gelegenheit mal schauen ob du Post hast? Oder hast du feste Zeiten? Gehst du zum Briefkasten, öffnet die Briefe, überfliegst sie und legst sie zurück in den Briefkasten um sie später zu bearbeiten? Ich denke, Nein.
Hier ein paar Tipps, wie du dein E-Mail-Handling verbessern kannst.
E-Mail Zeiten einrichten
-man sollte so 3-4 mal täglich sich um seine E-Mails kümmern, diese dann auch abarbeiten, delegieren, oder archivieren. Es sollte keine E-Mail mehr im Posteingang liegen.
Keine E-Mails als erstes im Büro
-Starte deinen Tag Arbeitstag mit einer wichtigen Aufgabe. So bekommt der Tag einen guten Start und du hast schon etwas erreicht, bevor er richtig beginnt.
Jede E-Mail nur einmal anfassen
-Ja, dass klappt nicht immer, aber ein Versuch ist es doch wert. Nimm die E-Mail, bearbeite sie und lege sie nicht wieder in den Posteingang zurück.
Nie sofort Antworten
-Hier gilt die 2 Minutenregel wie bei Getting Things Done. Wenn die Antwort keine 2 Minuten dauert beantworte sie sofort. Sollte die Antwort ausführlicher ausfallen, schreibe dir eine Aufgabe in deine Aufgabenliste und lege die E-Mail erst mal ab.
E-Mails raus aus dem Posteingang
-Der Posteingang ist keine Todoliste.
Sorge für Ordnung
-Lege für Deine E-Mails eine Ordnerstruktur an, in der du dich zurechtfindest. ODER du bist ein Verfechter der Suchfunktion. Somit reicht eigentlich das Archiv. Aber Achtung, die Suchfunktion funktioniert nicht mit jedem Programm ausreichend.
Weniger ist mehr
-Kann man das Problem vielleicht auch kurz am Telefon lösen, bevor man die E-Mail schreibt?
Der Betreff ist wichtig
-Zwischen wichtig und unwichtig entscheidet der Empfänger die E-Mail meist schon aus dem Betreff. Der sollte aussagekräftig sein.
Halte dich kurz und knapp in E-Mails. Auch der Empfänger hat wie du wichtigeres zu tun als sich den ganzen Tag im E-Mail-Programm aufzuhalten.
