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Office 365 (Teil 1) – Wir gehen einen Schritt in die Zukunft

Die IT ist an ihre Grenzen gekommen. Früher oder später steht jede Firma vor der Entscheidung: Investieren wir in neue Hardware, oder mieten wir uns in die Cloud?

Wenn man nach der KMU-Definition geht, sind wir ein kleines Unternehmen mit 40 Mitarbeitern. Anfang 2012 waren wir noch 6 Mitarbeiter. Mit den Mitarbeitern sind die Abläufe und Strukturen nicht mit gewachsen. Es ging einfach zu schnell. Klar, wir haben Tools wie Todoist zur Aufgabenverwaltung eingesetzt. Jedoch ging das Meiste eher „Oldschool“ über Ordner und Email.

Die Herausforderung: Wir bauen Sicherheitstechnik und sind in mehr als 100 Projekten deutschlandweit unterwegs. Die Firma gliedert sich in Innendienst, Systemtechniker, Projektleiter, Montageteams und Vertrieb. Bis auf den Innendienst schwirren alle draussen auf den Baustellen herum. Der Wunsch und das Ziel ist, dass die Abläufe und der Informationsaustausch funktioniert. Vom Beginn des Projektes, bis zum Abschluss, soll eine vernünftige Projektdokumentation abgebildet werden und jeder hat den Einblick in das Projekt und den aktuellen Stand.

Es gibt Einiges was man hier berücksichtigen muss. Sei es einmal der Datenschutz der gewährleistet sein muss (DSGVO ab Mai 2018), weil man gerade in der Sicherheitstechnik auch mit sensiblen Kunden zu tun hat, die Emailarchivierung, aber auch eine gewisse Einfachheit was den Zugriff, das Bereitstellen von Informationen betrifft, wie auch das Bedienen der Tools.

Ja für was entscheidet man sich nun? Nimmt man sich mehrere Tools vor und legt die Schnittstellen zwischen diesen fest, was teils auch nicht so einfach ist, oder entscheidet man sich für ein Gesamtsystem, welches alle Möglichkeiten mitbringt und vor allem miteinander verzahnt ist.

Unsere Entscheidung heist Office 365. Es wird ein sehr dynamischer, steiniger Weg der viele Herausforderungen und Hürden mit sich bringen wird. Auf alle Fälle wird er spannend und ich werde berichten in welcher Art und Weise wir uns auf die Möglichkeiten und Features der Tools einlassen und unsere Abläufe anpassen werden.

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